Beispiel
PDFs und Rechnungen automatisch auslesen und prüfen.
Ein beispielhafter Ablauf für PDFs, Rechnungen und Scans: Daten auslesen, mit dem Original prüfen und strukturiert übergeben.
Beispielhafter Ablauf.
- 01 Eingang
- 02 Auslesen
- 03 Freigabe
- 04 Ablage
Daten werden erst nach Prüfung übernommen
Für PDFs und Rechnungen, die heute manuell übertragen werden.
Dieser Ablauf passt, wenn Dokumente regelmäßig gesucht, umbenannt, ausgelesen und in Ordner oder Systeme übertragen werden.
- Geeignet für Rechnungen, Anhänge, Scans und wiederkehrende Formulare mit erkennbaren Feldern.
- Ein erster Stand sammelt neue Dateien, liest zentrale Werte aus und legt eine prüfbare Ablage oder Übergabe vor.
- Sobald eine direkte ERP-Verbindung, die Migration historischer Massenarchive oder mehrstufige Freigabeketten nötig werden, verlagert sich der Schwerpunkt hin zu einem größeren Betriebsworkflow.
Typische Quellen / Werkzeuge
Wir binden Ihre bestehenden Dateiordner oder E-Mail-Postfächer an, um neue Dokumente ohne manuelles Suchen zu erfassen.
- E-Mail-Anhänge
- Scan-Ordner
- Drive/SharePoint
- Buchhaltungstool
Ausgangslage
Dokumente kommen als E-Mail-Anhang, Scan, Download oder Datei im gemeinsamen Ordner an. Rechnungen, Formulare, Lieferscheine oder Projektunterlagen müssen gefunden, umbenannt, geprüft und in ein anderes System oder einen passenden Ordner übertragen werden.
Mit der Zeit entstehen kleine Reibungen: Dateien liegen an mehreren Stellen, Feldwerte werden doppelt eingetragen, und niemand sieht sofort, was schon geprüft wurde.
Erstes System
Ein gemeinsamer Dokumenteneingang sammelt neue Dateien an einer Stelle. Das System erkennt den Dokumenttyp, liest relevante Felder aus und schlägt Dateiname, Zielordner oder nächsten Schritt vor.
Aus einer losen Datei wird eine prüfbare Dokumentenkarte: Original, erkannter Typ, ausgelesene Felder, vorgeschlagene Ablage und Hinweis, was noch unsicher ist.
Menschliche Freigabe
Kein Dokument wird ungeprüft verschoben oder überschrieben: Eine Person vergleicht die erkannten Datenfelder mit dem Original-PDF, bevor der Export in Ihre Ordner oder Systeme erfolgt.
Gerade bei Rechnungen, Verträgen oder Kundendokumenten bleibt die Verantwortung beim Menschen. Das System bereitet die Prüfung vor, macht sie aber nicht unsichtbar.
Ergebnis
Dokumente landen in einer klareren Struktur. Wichtige Felder sind vor der Übergabe sichtbar, und die nächste Person sieht, was bereits geprüft wurde.
Im Vordergrund steht die sichere Übergabe, nicht die vollständige Automatik. Wie oft erkannte Werte korrigiert werden müssen, zeigt sich schnell an Ihren echten Dokumenten.
Möglicher erster Systemumfang
Wir konzentrieren uns im ersten Sprint rein auf die am häufigsten genutzten Dokumente. Der anfängliche Systemumfang bleibt dadurch überschaubar:
- gemeinsamer Dokumenteneingang
- PDF- und Texterkennung
- Vorschlag für Dokumenttyp
- Vorschau ausgelesener Felder
- Vorschlag für Dateiname oder Zielordner
- sichtbare Freigabeaktion
- Übergabenotiz oder Export
Nicht enthalten
Damit wir uns im ersten Schritt auf ein prüfbares und zuverlässiges Auslesen konzentrieren können, bleiben diese komplexeren Anforderungen vorerst außen vor:
- vollständiger DMS-Ersatz
- buchhalterische oder steuerliche Bewertung
- automatische Zahlungsfreigabe
- Löschen von Originaldateien
- Migration alter Dokumentenarchive
- rechtliche Prüfung von Dokumentinhalten
Preislicher Rahmen
Ein Ablauf wie dieser fällt meist in den Bereich Kleines Automatisierungsprojekt: 2.500-8.000 EUR.
Kleines AutomatisierungsprojektSchicken Sie mir ein anonymisiertes Beispiel-PDF. Dann sage ich Ihnen ehrlich, was sich sicher vorbereiten lässt und was besser in menschlicher Hand bleibt.