Forward Deployed AI Engineering · im eigenen Betrieb
Vom Anfragepostfach bis zum geprüften Angebot.
Das Solar-CRM ist entlang eines realen Installationsbetriebs entstanden. Es verbindet Anfragen, Leads, Angebote, Material und betriebliche Übergaben. Der CRM-Agent hilft bei mehrdeutigen Texten und Dokumenten. Feste Regeln und menschliche Freigaben steuern alles, was Preise, Belege oder externe Systeme verändert.
Dieses Beispiel zeigt das interne CRM eines separaten Solar-Installationsbetriebs, den Paul Kahle ebenfalls führt. Es ist kein anonymisierter Kundenauftrag.
Auf einen Blick
Ein Installationsbetrieb arbeitet täglich mit selbst gebauter Software.
- Betrieb
- Ein internes System für einen realen Solar-Installationsbetrieb.
- Umfang
- Vom sicheren Eingang einer Anfrage bis zu geprüften Angeboten, Materialbedarf und Übergaben.
- Rolle
- Paul Kahle hat das CRM als Forward Deployed AI Engineer direkt aus dem Arbeitsalltag des Betriebs entwickelt.
- Geprüfter Stand
- CRM 0.28.0, geprüft am 27. Juli 2026. Die Funktionen auf dieser Seite beziehen sich auf diesen Release.
Ausgangslage
Die Arbeit passiert zwischen Postfach, CRM und Buchhaltung.
Eine Anfrage ist nicht erledigt, wenn eine E-Mail gelesen wurde. Kontaktdaten müssen geprüft, mögliche Doppelungen erkannt, der nächste Schritt festgelegt und später Preise, Material und Übergaben nachvollziehbar zusammengeführt werden.
Standardsoftware deckt einzelne Teile ab. Der tatsächliche Arbeitsablauf liegt häufig dazwischen: im Postfach, in Rückfragen, in manuellen Freigaben und in Wissen, das nur einzelne Personen haben.
Genau dort beginnt Forward Deployed AI Engineering: nicht mit einer allgemeinen Funktionsliste, sondern mit dem Ablauf, wie er wirklich stattfindet. Das CRM wurde an diesen Übergaben gebaut und wird erweitert, wenn im Betrieb eine konkrete Regel, Ansicht oder Entscheidung fehlt.
Ende-zu-Ende-Ablauf
Vom Eingang bis zur Übergabe bleibt jeder Schritt sichtbar.
Release 0.28.0 verbindet die folgenden Schritte. Im täglichen Betrieb nimmt jeder Vorgang nur den Weg, den er tatsächlich braucht. Offene Punkte und Ausnahmen bleiben sichtbar.
- 01
Anfrage sicher erfassen
Signierte Eingänge werden angenommen und das Original wird geschützt gespeichert. Bekannte Formate werden nach festen Regeln gelesen.
- 02
Unklare Angaben strukturieren
Nur wenn ein Eingang nicht eindeutig ist, darf der KI-Agent passende Felder vorschlagen. Seine Unsicherheit bleibt sichtbar.
- 03
Eingang prüfen
Das Team sieht Quelle, Original, erkannte Angaben und offene Punkte. Eine E-Mail wird nie allein durch Automatisierung zum Lead.
- 04
Lead anlegen
Ein Mensch entscheidet über Übernahme, Zuständigkeit und nächsten Schritt. Status und Aktivität bleiben am Vorgang nachvollziehbar.
- 05
Angebot berechnen
Produktdaten, Einkaufs- und Verkaufspreise sowie Berechnung werden zusammengeführt. Preis und Kalkulation brauchen eine ausdrückliche Prüfung.
- 06
Lexware-Entwurf vorbereiten
Kontakte und Belegdaten werden vor einer Übergabe an Lexware noch einmal angezeigt. Das System erstellt nur einen bearbeitbaren Entwurf und versendet nichts selbst.
- 07
Materialfluss dokumentieren
Bedarf wird Projekten und Lieferanten zugeordnet. Bestellung, Wareneingang und Reservierung bleiben getrennte, sichtbare Schritte. Der Einkauf selbst wird nicht autonom ausgelöst.
Im Produkt
Das CRM stoppt, bevor aus Unsicherheit eine Aktion wird.
Die Dialoge stammen aus dem geprüften Release. Sie zeigen fehlende Angaben, Freigaben und externe Übergaben genau dort, wo eine Person entscheiden muss.
Fehlende Angaben bleiben offen
Fehlende Kontaktdaten und Standortangaben bleiben sichtbar. Ohne menschliche Entscheidung entsteht kein Lead.
Freigabe gilt für genau diesen Stand
Die interne Verteilung ist centgenau ausgeglichen, gespeichert und ausdrücklich für die Lexware-Übergabe freigegeben.
Lexware erhält einen Entwurf
Das CRM bereitet nur einen bearbeitbaren Entwurf vor. Der Snapshot wird serverseitig geprüft, nichts wird finalisiert oder versendet.
Unklarer Ausgang blockiert die Wiederholung
Ein unbekannter externer Ausgang wird erst nach dokumentiertem Prüfnachweis abgeglichen. Bis dahin bleibt die Wiederholung blockiert.
Externen Kauf im CRM dokumentieren
Das CRM dokumentiert einen bereits extern abgeschlossenen Kauf und sendet nichts an den Lieferanten.
Wareneingang vor der Buchung prüfen
Die Wirkung auf Lager und Projektreservierungen wird vor der Buchung separat geprüft.
Erzeugt aus Komponenten des geprüften CRM-Releases 0.28.0 mit eigens angelegten synthetischen Daten. Keine Kundendaten und keine Live-Verbindungen.
Aufgabenteilung
Feste Regeln, CRM-Agent und Menschen haben unterschiedliche Aufgaben.
Bekannte Regeln gehören in nachvollziehbare Software. Der KI-Agent arbeitet dort, wo Sprache oder Dokumente ausgelegt werden müssen. Kaufmännische und folgenreiche Entscheidungen bleiben bei einer Person.
Berechnen, prüfen und speichern
Regeln, Berechnungen und Schutzmechanismen sollen bei derselben Eingabe dasselbe Ergebnis liefern.
- Signaturen und Berechtigungen prüfen
- Doppelereignisse abfangen
- Status und nächste Schritte speichern
- Preise und Berechnungen reproduzierbar verarbeiten
- Wiederholungen, Warteschlangen und Nachweise führen
Texte verstehen und Arbeit vorbereiten
Der CRM-Agent strukturiert unklare Eingänge, findet Informationen und bereitet reversible Arbeitsstände vor. Ergebnisse bleiben sichtbar und überprüfbar.
- unklare Anfrageinhalte strukturieren
- bei mehrdeutigem Text Feldwerte vorschlagen
- Dokumente mit Quellenangabe durchsuchen
- reversible Leads und Angebotsstände vorbereiten
Preise, Zusagen und externe Aktionen
Kaufmännische und folgenreiche Entscheidungen werden nicht an ein Modell oder einen Hintergrundprozess abgegeben.
- eine Anfrage als Lead übernehmen
- Kundenzuordnung bei Zweifeln klären
- Preis und Kalkulation freigeben
- externe Belege prüfen und versenden
- Bestellungen und andere Verpflichtungen auslösen
KI-Agent, Agenten-Workflows und RAG
Der CRM-Agent nutzt Werkzeuge. Jeder Lauf bleibt nachvollziehbar.
Release 0.28.0 enthält ein Agent Center für klar begrenzte Aufgaben. Der Agent arbeitet mit freigegebenen CRM-Werkzeugen, während Berechnungen, Berechtigungen und folgenreiche Aktionen serverseitig kontrolliert bleiben.
Agenten-Workflows mit begrenzten Rechten
Der KI-Agent darf CRM-Daten im erlaubten Umfang lesen, reversible Leads bearbeiten, Angebotsstände vorbereiten und geschützte Vorschläge anlegen. Preise freigeben, Lexware-Belege versenden oder Bestellungen auslösen darf er nicht.
Retrieval-Augmented Generation (RAG) mit Quellen
Die Dokumentenbibliothek verbindet Volltext- und Vektorsuche. Der Agent beantwortet Fragen anhand der aktiven Dokumentrevision und nennt Dokumenttitel, Revision und Seite. Alte oder fehlerhaft verarbeitete Stände gelangen nicht in den Abruf.
Agentenläufe mit Zustand und Wiederaufnahme
Prompt-Version, Anbieter, Modell, Reasoning-Aufwand, Dauer, Werkzeugaufrufe und Fehler bleiben am Lauf sichtbar. Hängende Läufe können unterbrochen und wieder aufgenommen werden, ohne Werkzeuge oder Schreibaktionen blind zu wiederholen.
Im täglichen Betrieb wird das CRM als Ganzes genutzt. Welche Agenten- und RAG-Funktionen in einem Vorgang zum Einsatz kommen, hängt vom jeweiligen Ablauf ab. Der hier geprüfte Stand ist Release 0.28.0.
Verantwortungsbereiche
Wer sieht was, entscheidet was und übernimmt den schwierigen Fall?
Anfragebearbeitung
Die gemeinsame Anfrageansicht führt Quelle, Original, erkannte Angaben und offene Punkte zusammen.
- Sicht: neue Eingänge, Original und fehlende Angaben
- Entscheidung: als Lead übernehmen oder den Vorgang bis zur Klärung zurückstellen
- Eskalation: Mehrdeutigkeit und mögliche Doppelungen bleiben offen
Angebotsprüfung
Produktdaten, Preisgrundlagen, Berechnung und Freigabestand bleiben an eine konkrete Revision gebunden.
- Sicht: aktuelle Revision, Preise, Quellen und offene Blocker
- Entscheidung: Preise und Kalkulation freigeben oder zurückgeben
- Eskalation: geänderte Grundlagen verlangen eine neue Prüfung
Einkauf und Ausführung
Materialbedarf, Lieferantenzuordnung, extern getätigter und im CRM dokumentierter Kauf sowie Wareneingang bleiben getrennte Schritte.
- Sicht: Bedarf, Zuordnung, Zulauf und Projektreservierung
- Entscheidung: externen Kauf dokumentieren und Wareneingang bestätigen
- Eskalation: unklare Produkte, Mengen oder Zuordnungen bleiben angehalten
Workflow-Betrieb
Der technische Betrieb zeigt nicht nur, ob ein Prozess lief, sondern auch, ob das fachliche Ergebnis bekannt ist.
- Sicht: Läufe, Warteschlangen, Wiederholungen, Warnungen und Nachweise
- Entscheidung: pausieren, abgleichen oder gezielt erneut ausführen
- Eskalation: ein unklarer externer Ausgang bleibt bis zur Abstimmung blockiert
Ausnahmen
Was passiert, wenn Angaben fehlen oder ein Lauf hängen bleibt?
Diese Fälle werden vor dem Rollout beschrieben und geprüft. Das System braucht für jeden davon einen sichtbaren Zustand, einen nächsten Schritt und eine zuständige Person.
| Situation | Verhalten des Systems | Warum |
|---|---|---|
| Kontaktdaten fehlen | Der Eingang bleibt prüfbar und wird nicht automatisch als vollständiger Lead behandelt. | Fehlende Angaben sollen eine gezielte Rückfrage auslösen, keine erfundene Ergänzung. |
| Dasselbe Ereignis kommt erneut | Technische und fachliche Prüfungen verhindern, dass dasselbe Ereignis unbemerkt ein zweites Mal verarbeitet wird. | Provider können Ereignisse erneut zustellen. Eine Wiederholung darf keinen zweiten Vorgang erzeugen. |
| Kontakt sieht ähnlich aus | Die Übereinstimmung wird als Hinweis gezeigt. Zusammengeführt wird erst nach einer menschlichen Entscheidung. | Ähnliche Kontaktdaten können dieselbe Person oder ein neues Projekt bedeuten. |
| KI-Vorschlag ist widersprüchlich | Unsicherheit bleibt sichtbar und der Vorgang geht zur Klärung an eine Person. | Ein plausibel formulierter Vorschlag ist noch kein verlässlicher Fakt. |
| Freigegebene Berechnung ändert sich | Freigaben sind an eine konkrete Revision gebunden. Eine geänderte Grundlage braucht eine neue Prüfung. | Eine frühere Zustimmung darf nicht still auf andere Preise oder Inhalte übertragen werden. |
| Ergebnis einer externen Aktion ist unklar | Das System wiederholt die Aktion nicht blind. Es hält an und stimmt den tatsächlichen Zustand ab. | Eine unklare Antwort kann bedeuten, dass die externe Aktion bereits erfolgt ist. |
| Agentenlauf bleibt hängen | Der Lauf wird nach Ablauf seiner Lease unterbrochen. Gespeicherter Zustand und mögliche Schreibwirkungen werden vor einer Fortsetzung geprüft. | Eine automatische Wiederholung könnte ein Werkzeug oder eine externe Aktion ein zweites Mal ausführen. |
Betrieb
Ein Fehler braucht einen sichtbaren Zustand und einen Verantwortlichen.
Der geprüfte Release schützt Eingänge, Hintergrundarbeit, Agentenläufe, Freigaben und externe Übergaben. Ein benannter Betreiber kann einen Fehler erkennen, den Ablauf anhalten und den nächsten Schritt dokumentiert entscheiden.
Geschützte Eingänge
Signaturen werden geprüft, Originale privat gespeichert und Datenzugriffe auf den notwendigen Umfang begrenzt.
Keine stillen Doppelungen
Technische, fachliche und workflowbezogene Prüfungen schützen vor wiederholter Verarbeitung. Ähnliche Kundendaten bleiben ein Prüfhinweis.
Begrenzte Wiederholungen
Hintergrundaufgaben laufen über Warteschlangen. Eine Aufgabe kann nicht unbemerkt doppelt übernommen werden. Wiederholungen sind begrenzt und Fehlerzustände bleiben sichtbar.
Unklare Ergebnisse abstimmen
Wenn der Zustand eines externen Systems nicht sicher bekannt ist, wird angehalten und abgeglichen, statt eine möglicherweise doppelte Aktion auszulösen.
Freigaben an Versionen binden
Berechnungen und Übergaben tragen einen nachvollziehbaren Stand. Ändert sich die Grundlage, wird die bisherige Freigabe nicht weiterverwendet.
Lauf anhalten und auslesen
Workflows und Agentenläufe können pausiert, geprüft und gezielt wieder aufgenommen werden. Modell, Dauer, Werkzeugaufrufe, Endstatus und Fehler bleiben am Lauf sichtbar.
Kontrollierte Einführung
Neue Funktionen starten mit begrenzten Rechten.
Neue Integrationen, Schreibwege und Agentenrechte beginnen ohne folgenreiche automatische Aktionen. Erst geprüfte, risikoarme Schritte erhalten im Alltag mehr Verantwortung. Freigaben bleiben bestehen.
- 01
Fälle und erwartetes Verhalten festlegen
Normale, unvollständige, widersprüchliche und risikoreiche Fälle werden vor dem Rollout beschrieben.
- 02
Im Beobachtungsmodus laufen lassen
Neue Integrationen, Schreibwege und Agentenrechte starten ohne folgenreiche automatische Aktion. Erwartetes und tatsächliches Verhalten werden verglichen.
- 03
Begrenzten Alltagseinsatz freigeben
Der Automatisierungsgrad steigt nur bei geprüften, risikoarmen Schritten und belastbaren Ergebnissen. Freigaben, Pausen und klare Ausweichwege bleiben vorhanden.
- 04
Ausnahmen auswerten und nachschärfen
Fehler, Eskalationen, Kosten und Laufzeiten werden überprüft. Regeln, Testfälle und Dokumentation wachsen mit dem Betrieb.
Im Betrieb messen
Diese sieben Werte entscheiden über den nächsten Ausbau.
Jeder Wert braucht eine klare Definition, einen Beobachtungszeitraum und genügend reale Fälle. Erst dann lässt sich entscheiden, ob der Ablauf schneller, zuverlässiger oder günstiger geworden ist.
- Anfrage bis prüfbarer Datensatz
- Zeit vom bestätigten Eingang bis zu einem Datensatz, den eine Person sinnvoll prüfen kann.
- Regeln, Agent und Klärung
- Anteil der Eingänge, die feste Regeln verarbeiten, der KI-Agent unterstützt oder eine Person klären muss.
- Doppelungen und Ausnahmen
- Sicher abgefangene Wiederholungen sowie Fälle, die wegen Unsicherheit oder widersprüchlicher Daten angehalten werden.
- Angebotsvorbereitung
- Zeit, manuelle Übergaben, Preisprüfungen und Revisionen bis zu einem freigabefähigen Entwurf.
- Betriebliche Zuverlässigkeit
- Erfolgreiche Läufe, Wiederholungen, gestoppte Fälle, unklare externe Ergebnisse und Zeit bis zur Klärung.
- Nutzung und Ausweichwege
- Anteil geeigneter Vorgänge, die im CRM bearbeitet werden, beteiligte Verantwortungsbereiche, manuelle Ausweichfälle und Arbeit, die weiterhin außerhalb des Systems stattfindet.
- Kosten der Agentenläufe
- Modellaufrufe und Kosten für mehrdeutige Fälle, getrennt von der festen Verarbeitung.
Ihr Ablauf
Welcher Übergang kostet Sie jede Woche Zeit?
Dieses CRM ist für einen bestimmten Betrieb gebaut und lässt sich nicht unverändert auf ein anderes Unternehmen übertragen. Beschreiben Sie einen konkreten Ablauf und zwei oder drei typische Fälle. Paul Kahle sagt Ihnen, was feste Software übernehmen sollte, wo KI-Agenten sinnvoll helfen und welche Entscheidungen bei Ihrem Team bleiben.
Ablauf prüfen lassen