Ein konkreter Ablauf
Bestellungen und Wareneingang zusammen verfolgen.
Ein Bestellwunsch sagt noch nicht, ob die Ware bestellt ist. Eine Bestellung sagt noch nicht, ob sie im Lager liegt. Ich verbinde diese Schritte in einer Übersicht für Einkauf, Büro und Ausführung. So kann Ihr Team erkennen, was einem Auftrag noch fehlt.
Ihren Ablauf besprechenAblauf
Vom Bedarf bis zur bestätigten Teilmenge.
Beispiel mit erfundenen Angaben: Zwei Aufträge benötigen denselben Artikel. Nur ein Teil der bestellten Menge wird geliefert.
Bedarf mit Auftrag und Artikel erfassen
Menge, Einheit, benötigter Zeitpunkt und anfordernde Person werden zusammengeführt. Ähnliche Artikel bleiben unterscheidbar. Fehlende Angaben gehen als Rückfrage zurück, bevor daraus ein Bestellentwurf entsteht.
Bestellung prüfen und dokumentieren
Ihr Team entscheidet über Lieferant, Menge und Preis und führt die externe Bestellung aus. Das System hält den geprüften Stand und die Bestätigung fest. Ein Entwurf erhält noch nicht den Status bestellt.
Lieferung gegen Positionen prüfen
Eine Person gleicht tatsächlich eingegangene Menge und Artikel mit der Bestellung ab. Abweichungen, beschädigte Ware und fehlende Positionen bleiben offen. Eine Lieferantenmail erhöht den Bestand nicht.
Bestand und Reservierung trennen
Die bestätigte Menge wird nach vereinbarten Regeln zugeordnet. Ihr Team sieht den verfügbaren Bestand, bereits reservierte Mengen und den Restbedarf je Auftrag. Der fehlende Teil bleibt zur Nachverfolgung stehen.
Entscheidungen
Wer darf welchen Schritt ausführen?
KI unterstützt die Erfassung
Sie kann Angaben aus passenden Nachrichten oder Belegen zur Prüfung bereitstellen. Artikel, Einheiten und Zuordnung werden gegen Ihre Daten geprüft. Unlesbare oder widersprüchliche Angaben bleiben offen.
Feste Regeln für Bestand und Reservierung
Bestellt, angekündigt, eingegangen und reserviert sind getrennte Zustände. Eine erneut erfasste Lieferung darf den Bestand nicht noch einmal erhöhen. Mengenänderungen und Korrekturen bleiben im Verlauf nachvollziehbar.
Ihr Team verantwortet Einkauf und Eingang
Bestellung, Kosten und Annahme der Ware bleiben bewusste Entscheidungen. Der vorgeschlagene erste Stand sendet keine Bestellung an Lieferanten. Buchhaltung und Warenwirtschaft werden nur im vereinbarten Umfang angebunden.
Beginnen Sie mit einer Artikelgruppe.
Wir beginnen beim Materialbedarf, führen ihn in Bestellpositionen weiter und erfassen die bestätigten Lieferungen. Artikelkennungen, Einheiten und Zuständigkeiten klären wir mit den Personen, die heute bestellen und Ware annehmen.
Wenn Ihre Warenwirtschaft den Ablauf bereits abbildet, nutzen wir ihre Möglichkeiten. Bei einer Ergänzung legen wir fest, welches System den Bestand führt. Automatischen Einkauf, Rechnungsprüfung oder eine vollständige Warenwirtschaft müssten wir gesondert planen.
Vor dem Einsatz
So testen wir den Ablauf.
Wir testen den normalen Ablauf und seine Ausnahmen. Bearbeitungsaufwand, Fehler und Übergaben vergleichen wir mit dem bisherigen Vorgehen.
| Situation | Was passieren soll |
|---|---|
| Sechs von zehn bestellten Teilen kommen an | Sechs werden bestätigt, vier bleiben offen. Reservierungen folgen der vereinbarten Verteilung. |
| Artikel sieht ähnlich aus, Kennung weicht ab | Kein automatischer Bestandszugang. Ihr Team prüft, ob Ersatz, Fehler oder eine andere Einheit vorliegt. |
| Dieselbe Lieferung wird erneut erfasst | Der Vorgang weist auf die vorhandene Bestätigung hin. Bestand wird nicht erneut erhöht. |
| Zwei Aufträge beanspruchen dieselbe Menge | Der Konflikt bleibt sichtbar. Die freigegebene Zuordnung verhindert eine doppelte Reservierung. |
Eigene Praxis
Das CRM für meinen eigenen Solarbetrieb.
Bestellung und gelieferte Ware werden dort getrennt bestätigt. Die Aufnahme zeigt, wie der Wareneingang Bestand und Reservierungen verändert.
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Mehr zu diesem Ablauf
Fragen
Vor dem ersten Schritt.
Ersetzt das unsere Warenwirtschaft?
Wir prüfen zuerst den vorhandenen Funktionsumfang. Häufig geht es um Bedarfsmeldung oder die Verbindung zu Aufträgen. Zwei konkurrierende Bestandslisten wären keine gute Lösung.
Wer bestellt beim Lieferanten?
Ihr Team bestellt beim Lieferanten und dokumentiert danach die bestätigte Bestellung. Für eine direkte Anbindung prüfen wir zunächst die Schnittstelle und legen fest, wer den Einkauf freigeben darf.
Kann eine Teillieferung bereits einen Serviceeinsatz auslösen?
Sie kann eine Aufgabe zur Prüfung erzeugen. Ob die eingegangenen Teile für den Einsatz reichen, entscheidet Ihr Team anhand des konkreten Auftrags. Der Restbedarf bleibt sichtbar.
Zeigen Sie mir einen Ablauf.
Eine kurze Beschreibung, Ihre heutigen Werkzeuge und ein typischer Ausnahmefall genügen für das erste Gespräch. Bitte senden Sie keine vertraulichen Kunden- oder Zugangsdaten.
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