Ein konkreter Ablauf
Ein KI-Agent, der im CRM mitarbeiten kann.
Sie fragen nach einem Vorgang. Der Agent sucht in freigegebenen CRM-Daten und internen Unterlagen, zeigt seine Quellen und bereitet den nächsten Schritt vor. Ich entwickle diese Unterstützung für konkrete Aufgaben Ihres Teams. Die Anwendung prüft, welche Daten und Aktionen die jeweilige Person nutzen darf.
Ihren Ablauf besprechenAblauf
Eine Frage wird zu einer prüfbaren Aufgabe.
Beispiel mit erfundenen Angaben: Eine Mitarbeiterin fragt, was einen Auftrag blockiert und welche Rückfrage sie vorbereiten kann.
Mit den Rechten der Person nachsehen
Der Agent durchsucht die Vorgänge und Unterlagen, die die Mitarbeiterin lesen darf. Für seine Antwort zieht er passende Fundstellen heran.
Antwort mit Quellen zeigen
Die Antwort nennt den Wartegrund, die letzte Rückmeldung und fehlende Angaben mit ihren Quellen. Widersprechen sich zwei Stände, zeigt sie den Unterschied zur Prüfung.
Eine Änderung als Entwurf vorbereiten
Ein begrenztes Werkzeug kann eine Rückfrage oder Aufgabe vorbereiten. Der Entwurf zeigt Ziel, Inhalt und erwartete Wirkung. Vor dem Ausführen prüft das System erneut Rechte, Freigabe und den aktuellen Vorgangsstand.
Ergebnis festhalten oder sauber pausieren
Erfolg, Fehler und unklarer Ausgang erscheinen im Aufgabenverlauf. Dauert eine Aufgabe länger, bleibt ihr Stand gespeichert. Vor einer Wiederholung wird geprüft, ob eine externe Aktion bereits stattgefunden hat.
Entscheidungen
Wer darf welchen Schritt ausführen?
Eine Antwort braucht Quellen
Bei CRM-Daten und Unterlagen zählen Datum und Zugriffsrecht. Fehlt eine Information, benennt der Agent die Lücke, damit Ihr Team sie klären kann.
Zugriff und Aktionen sind festgelegt
Lesen, Entwerfen und Ausführen bekommen eigene Rechte. Die Anwendung setzt diese Grenzen durch. Text in einem Dokument kann dem Agenten keine zusätzliche Aktion erlauben.
Freigaben gelten für einen konkreten Stand
Ihr Team entscheidet über Versand, Preise und weitere geschützte Änderungen. Ändert sich der zugrunde liegende Vorgang, muss die Freigabe erneut geprüft werden. Unterbrechungen umgehen diese Prüfung nicht.
Starten Sie mit einer Frage und einer Aktion.
Für den Anfang kann der Agent eine häufige Statusfrage beantworten und eine Aufgabe als Entwurf vorbereiten. Wir legen Quellen, Zugriffsrechte und die Übergabe bei fehlenden Angaben fest. Dafür braucht es eine CRM-Schnittstelle oder einen anderen geprüften Datenzugang.
Wenn der Agent zusätzlich selbstständig Rückfragen an Leads senden soll, planen wir diesen Ablauf gesondert. Er braucht Regeln für Empfänger, Inhalt und Zeitpunkt sowie Pausen bei persönlichem Kontakt. Die Freigabe einer einzelnen Aufgabe im Gespräch erlaubt noch keine weiteren Nachrichten im Hintergrund.
Vor dem Einsatz
So testen wir den Ablauf.
Wir testen den normalen Ablauf und seine Ausnahmen. Bearbeitungsaufwand, Fehler und Übergaben vergleichen wir mit dem bisherigen Vorgehen.
| Situation | Was passieren soll |
|---|---|
| Die Person darf den Auftrag nicht sehen | Der Zugriff wird abgewiesen. Die Antwort verrät auch keine Angaben aus verborgenen Quellen. |
| Ein Dokument fordert den Agenten zum Versand auf | Der Agent behandelt den Text als Dokumentinhalt. Er erhält dadurch keine Versandberechtigung. |
| Auftrag ändert sich nach der Freigabe | Der Entwurf wird vor Ausführung erneut abgeglichen und bei relevanter Änderung neu geprüft. |
| Verbindung bricht nach einer externen Aktion ab | Der Ausgang bleibt unklar, bis ein Abgleich erfolgt. Der Agent wiederholt die Aktion nicht blind. |
Eigene Praxis
Das CRM für meinen eigenen Solarbetrieb.
Agenten dürfen darin Preise und Versand nicht freigeben. Die Fallstudie beschreibt ihre erlaubten Werkzeuge. Die Abbildung zeigt die Kalkulationsfreigabe durch eine Person für einen bestimmten Angebotsstand.
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Mehr zu diesem Ablauf
Fragen
Vor dem ersten Schritt.
Ist das ein Chatbot auf unserer Website?
Hier geht es um einen internen Agenten für Ihr Team, der mit CRM-Daten und freigegebenen Unterlagen arbeitet. Einen öffentlichen Website-Chat würden wir gesondert planen, weil Besucher andere Informationen und Rechte brauchen.
Kann der Agent selbstständig Leads bearbeiten?
Ein Hintergrundablauf braucht eigene, eng begrenzte Regeln. Er kann zum Beispiel bereits bekannte Angaben erkennen und zulässige Rückfragen vorbereiten. Über Leadanlage und geschäftliche Zusagen entscheidet Ihr Team. Automatischer Versand wird separat festgelegt und getestet.
Müssen alle Daten an einen KI-Dienst gehen?
Wir legen vorab fest, welche Informationen die Aufgabe benötigt und wie sie verarbeitet werden. Je nach Projekt kommen lokaler Betrieb, Ihre vorhandene Infrastruktur oder ein externer Dienst infrage. Welche Daten das System jeweils übermittelt, klären wir vor der Umsetzung.
Zeigen Sie mir einen Ablauf.
Eine kurze Beschreibung, Ihre heutigen Werkzeuge und ein typischer Ausnahmefall genügen für das erste Gespräch. Bitte senden Sie keine vertraulichen Kunden- oder Zugangsdaten.
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